Nova nedelja = novi radni izazovi, a jedan od njih, sa kojima se veliki broj ljudi suočava ovih dana, naša je današnja tema – rad od kuće.

Privremena selidba kancelarije u spavaću ili dnevnu sobu zvuči sjajno – nema vožnje, ni pješačenja do posla, ispeglanu košulju mijenjaju pidžama i papuče i računaš da ćeš  imati više vremena za privatne obaveze. Ipak, ne zaboravi da se od tebe i dalje očekuje da obavljaš svoje poslovne obaveze u istom obimu i kvalitetu.

Međutim, ono što prije svega ostalog treba da uradiš, jeste da kreiraš ugodno okruženje za sebe i svoj tim. Ovo govorim iz iskustva jer smo i mi, kao tim, navikli da jedan dio vremena radimo od kuće, iz kafića, sa plaže, planine ili gdje god imamo pristup internetu, ali prvih nekoliko dana otkako smo počeli da radimo od kuće puno radno vrijeme zahtijevalo je određena prilagođavanja.

Zato, neka te ne brine to što ćeš tokom ovog perioda usvojiti neke nove navike i raditi bez direktne pomoći kolega. Danas postoje najrazličitiji alati koji su tu da nam olakšaju rad gdje god se mi nalazili, a zahvaljujući velikom broju aplikacija za komunikaciju, možeš se nesmetano konsultovati sa kolegama, pa razmjenjivanje ideja ide jednako brzo i efikasno kao i kada se nalazite u istoj prostoriji.

Bojana Popović

Bojana Popović

Community Manager

Vjerujte nam, jedan od najvećih izazova je izjasniti se da li su joj uža specijalnost finansije ili social media editorijali, jer što ona takne, pretvara se u zlato. Posvećena, precizna i kune se u rokove, ali pazite sada – ona, pored svega toga, uspijeva i da živi na relaciji Podgorica-svjetske metropole-Podgorica i polaže ispite koji je dijele od diplome Ekonomskog fakulteta.

Da skratimo priču – evo koje alate mi koristimo

Mi volimo da ih podijelimo u dvije grupe: alati za komunikaciju i alati za vođenje projekata.

Što se tiče alata za komunikaciju, Slack je nešto što koristimo oduvijek, a vjerovatno ćemo i zauvijek. Može se reći da je Slack jedan od kamena temeljaca naše male kuće. Slack nam omogućava da razmjenjujemo poruke 1 na 1, u manjim ili većim grupama, ili na posebnim kanalima koje kreiramo za svaki pojedinačni projekat. Ovo nam pomaže da svu komunikaciju i dogovore držimo na jednom mjestu i javno, osim ukoliko se radi o privatnim konverzacijama.

Mogućnost pretrage nam omogućava da se lako vratimo na prethodnu konverzaciju i dođemo do informacija koje su nam potrebne. Na ovaj način se podstiče razmijena informacije između svih članova tima, bez obzira da li su svi online u isto vrijeme i bez obzira na to gdje se nalazili. Za razliku od mejlova, u kojima se nekada čovjek veoma lako izgubi, pogotovo ako ima više učesnika i odgovora, ovaj servis vam pruža prijeko potrebnu preglednost. Slack je prilagođen svim platformama i ima svoju desktop i mobilnu verziju. Na taj način ste uvijek u toku sa dešavanjima u timu. 

Male tajne velikih majstora: Jedan od najvećih izazova rada od kuće jeste postaviti granice gdje posao počinje, a gdje on završava. Činjenica da si stalno dostupan u tome ne pomaže. Ohrabrujemo vas da, kao tim, nađete svoje rješenje, a Slack vam može pomoći tako što vam daje opciju da “utišate” notifikacije u određenom dijelu dana. Poruke će još uvijek stizati, ali ćete ih vidjeti tek kada otvorite aplikaciju. 

Osim Slack-a, ovih dana svakodnevno koristimo besplatan alat za video pozive Google Hangouts za sastanke unutar tima. Ne paniči unaprijed – kamera se može isključiti, tako da će tvoje kućno izdanje ostati ekskluziva dostupna isključivo tvojim ukućanima. Vjerujem da će kolegama biti i više nego dovoljno da uključiš samo mikrofon. 

Vrlo je jednostavno: uneseš vrijeme sastanka na Google Calendar, pošalješ poziv onima koji treba da mu prisustvuju i link za pristup video pozivu će biti automatski generisan. Kod nas važi pravilo da se ovi dnevni sastanci održavaju uvijek u isto vrijeme i ograničeni su na 30 minuta (priznajem – nekada prekoračimo), što je veoma bitno zbog organizacije vremena svih nas i planiranja ostalih obaveza. 

U Agile metodologiji vođenja projekata, koja nam je bila inspiracija za sastanke ovog tipa, cilj svakodnevnih sastanaka je bolja koordinacija tima. Na sastanku nastojimo da podijelimo šta je to na čemu ćemo raditi tog dana, kao i koji su izazovi sa kojima se suočavamo. To nam omogućava da uočimo probleme na vrijeme i da ih kao tim riješimo. Istovremeno, s obzirom na to da znamo da svako od nas ima svojih 5 minuta tokom dana kada će moći da podijeli svoja postignuća i frustracije, ostalu komunikaciju i prekidanja u radu svodimo na minimum.

Male tajne velikih majstora: Google je nedavno objavio da će plaćena verzija ovog servisa, Hangouts Meets, koji omogućava video pozive sa preko 250 učesnika, lajv strimovanje video snimaka sa do 100.000 učesnika i mogućnost da se pozivi snime i sačuvaju na Google Drive-u, biti besplatna za sve korisnike G Suite-a do 1. jula ove godine. Isto važi i za Zoom koji predstavlja alternativu za video i audio grupne pozive.

Iako radimo u digitalnoj agenciji i znamo da nam tehnologija omogućava da digitalizujemo poslovne procese, priznajemo da i među nama ima onih koji od rokovnika ne odustaju i tek pod prijetnjom ukidanja slatkiša pristaju da zadatke, zajedno sa rokovima i svim potrebnim materijalima i informacijama za obavljanje istih, unose na Vivify. Drugim riječima, mali raj za opsesivno-kompulsivne. 🙂

Takođe zasnovan na Agile metodologiji, Vivify ima svoju besplatnu i plaćenu verziju. Posebno je koristan kada se bavimo većim projektima na kojima radi više članova tima koji treba da koordiniraju svoje aktivnosti. Tada nam je jako korisno da razložimo projekte na manje zadatke, odredimo ko je odgovoran za izvršenje svakog, i pratimo tok izvršenja projekta u skladu sa postavljenim rokovima. Naravno, u svemu tome ostajemo fleksibilni – činjenica da svi imamo jasan pregled toka zadataka, kao i zahtjeva od strane klijenata, omogućava nam da se lako prilagodimo i promijenimo dogovoreni način rada. Uz to, Vivify omogućava praćenje sati provedenih na zadatku i projektu, kao i komentarisanje i razmjenu dokumenata unutar svakog zadatka. Trello na sličan način kategorizuje zadatke i projekte, i takođe ima besplatnu i plaćenu verziju.

Male tajne velikih majstora: Vivify ima opciju integracije sa Slack-om, tako da svaki put kada neko unese novi zadatak ili promijeni postojeći, notifikacija se automatski šalje na Slack kanal koji odgovara projektu.

Ako se pitaš gdje čuvamo sve ono na čemu radimo, moramo reći da ne opterećujemo kancelarijske police i fioke, već koristimo Google Drive gdje skladištimo, u najmanju ruku, sve! Ovdje dijelimo i dokumenta, tabele i prezentacije kreirane putem alata iz Google porodice, ali bez Vivify-ja ili nekog drugog alata za vođenje projekata, teško da bi bilo dobre organizacije.

Google Drive ima posebno mjesto u našem srcu, ne samo kao prostor za lijepu organizaciju različitih foldera i dokumenata, već i kao savršen alat za kolaboraciju. U okviru Google Drive paketa imate pristup Google Docs, Google Sheets i Google Slides alatima koji funkcionišu na veoma sličan način kao Microsoft-ovi Word, Excel i PowerPoint, sa osnovnom razlikom što su bazirani online i što više članova tima može da radi na njima u isto vrijeme. Postoji opcija direktnog editovanja teksta, ubacivanja sugestija (slično opciji Track Changes) i uvida u sve prethodne verzije dokumenta, za slučaj da poželimo da se vratimo na nešto od onoga što smo pisali na početku.

Kako Drive dokumentima i folderima mogu pristupiti svi koji imaju Gmail adresu, ovo je sjajan način za razmjenu materijala ne samo unutar tima već i sa klijentima i ostalim poslovnim saradnicima. Pogotovo ukoliko vam je potrebna konkretna povratna informacija na ono što ste kreirali. Alternativa Google Drive-u kao alatu za skladištenje dokumenata je Dropbox.

Male tajne velikih majstora: Svaki privatni korisnik Google Drive-a na raspolaganju ima 15GB prostora za skladištenje dokumenata. Za većinu privatnih korisnika to je i više nego dovoljno.

Dakle, mejl je samo početak

Iako je zvanično sredstvo komunikacije, mejl je samo jedan mali alat koji ti neće mnogo pomoći u situaciji kada ti je potreban brz prenos informacija sa saradnicima. Zato, ne treba se u potpunosti oslanjati na njega. Isto važi i za korišćenje ostalih alata – veliki je broj aplikacija koje obavljaju jednu istu stvar, a na tebi je da ih probaš i nađeš one koje ti najviše odgovaraju.

Alati o kojima smo govorili veoma su jednostavni za korišćenje, zbog čega nema potrebe da se opireš online komunikaciji. 

Istina je da postoji velika razlika između online i offline komunikacije. Tokom godina, veliki broj studija je ukazao na značaj neverbalne komunikacije, a u slučaju online komunikacije, veliki dio toga se gubi. Zato je jako bitno da to nadoknadimo – upotrebom gifova, emotikona, mimova i svih ostalih “pomagala” koje imamo na raspolaganju. Prije svega, sada, više nego ikad ranije, treba da shvatiš da nema ustručavanja – traži objašnjenja, postavljaj pitanja i potpitanja (i potpitanja potpitanja), daj odgovore onima koji pitaju i uvijek javno iznosi mišljenje. Ukoliko misliš da je tvoja misao ostala nedorečena – ispravi se, dopuni je. Kada se radi o online komunikaciji, uvijek je bolje komunicirati više nego manje.

Probaj, može biti izazovno na početku ali kasnije sve teče mnogo mnogo lakše. 🙂

Pređimo na novi režim rada

Situacija u kojoj se trenutno nalazimo još jednom nam je pokazala da je posao nešto što veliki broj nas može staviti u džep i ponijeti sa sobom bilo gdje: na kampovanje ili plažu, u autobus, voz ili avion. Više nismo ograničeni lokacijom i sredinom u kojoj obavljamo dnevne zadatke, a ponekad ni vremenom u kojem ih izvršavamo. Na nama je da odlučimo gdje, kada i kako ćemo raditi, a ovoga puta odluka mora biti odgovorna – radimo od kuće. 

Sada, kad smo te naoružali novim informacijama u vezi sa alatima koji će ti olakšati posao (i život), ostaje samo da se smjestiš u omiljeni kutak svog doma, pustiš muziku, odložiš najdraži topli napitak pored sebe i iskusiš prednosti ovog načina rada.

A ukoliko imaš bilo kakva pitanja ili savjete koje želiš da podijeliš sa nama, tu smo!

Bojana Popović

Bojana Popović

Community Manager

Vjerujte nam, jedan od najvećih izazova je izjasniti se da li su joj uža specijalnost finansije ili social media editorijali, jer što ona takne, pretvara se u zlato. Posvećena, precizna i kune se u rokove, ali pazite sada – ona, pored svega toga, uspijeva i da živi na relaciji Podgorica-svjetske metropole-Podgorica i polaže ispite koji je dijele od diplome Ekonomskog fakulteta.